Реестр при отправке писем по почте
Необходимые телефоны и нормативные документы
Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.
Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.
Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.
Например, почтовый индекс 458785, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.
Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.
Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:
- Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)
В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.
- Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)
Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.
Заказное письмо с описью вложения: как отправить, образец
В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила.
Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя.
Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.
Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления.
Спустя несколько дней этот купон вернется с подписью адресата и будет являться серьезным доказательством того, что письмо было доставлено.
Почта может совершать и другие отправления, узнать о которых можно в почтовых отделениях или на сайте Почты России.
Заполнение карточек простых уведомлений
Ваше особое внимание хотелось бы обратить на оформление уведомлений о доставке. Большая ошибка писать на бланке только фамилию адресата. Даже если уведомление вернется к вам с пометкой о принятии письма, при разборе полетов этому документу будет грош цена.
А за карточку уведомления нужно заплатить как за простое письмо – в нашем примере 10 рублей. Итого стоимость отправки вашего заказного письма с уведомлением составит 40 рублей.
Внимание! Цифры для образца расчета взяты с потолка. Настоящие тарифы уточняйте на официальном сайте Почты РФ.
Когда письмо достигает определенной планки веса, оно превращается в бандероль: простую, заказную или же с простым уведомлением. На отправление бандеролей действуют собственные тарифы.
Реестр почтовых отправлений и договор с почтой
Итак, простые письма отправляются через почтовый ящик, а все прочие придется сдавать лично работнику почты.
И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.
Заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление с письменным сообщением.
Посредством этого вида корреспонденции клиенты Почты России, как правило, отправляют квитанции, счета, договоры и другие важные документы.
Каждое заказное письмо в процессе оформления на почте проходит процесс регистрации: отправлению присваивается уникальный трек-номер для отслеживания, и все данные заносятся в специальную информационную систему почты.
Уведомление о вручении, СМС-уведомление, ускоренная доставка 1 класса – это дополнительные услуги, которые отправитель может применить для отправляемой заказной корреспонденции. Но возможно ли отправить заказное письмо с описью вложения – разберемся в данной статье.
Опись вложения – дополнительная услуга Почты России, с помощью которой отправитель может составить юридически значимое описание содержимого письма, бандероли или посылки.
Для составления документа пользователю необходимо в специальном почтовом бланке ф.
В случае повреждения или утери почтового отправления – Почта России выплачивает компенсацию. Размер ее равен объявленной ценности поврежденных предметов.
Услуга «опись вложения» может быть применена только к ценным почтовым отправлениям, то есть отправить заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России – нельзя. Если вам необходимо переслать письменную корреспонденцию с применением данной услуги – необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.
Ценное и заказное письмо схожи (имеют трек-номер, вручаются лично в руки адресата под роспись), но имеют три отличия:
- разная стоимость отправки: 50 руб. – заказное, 110 руб. – ценное (указан тариф за первые 20 грамм веса отправления с оплатой марками);
- для ценного отправления обязательно нужно указывать объявленную ценность;
- к ценному письму можно применить услугу «опись вложения» и его можно отправлять наложенным платежом.
Документ необходимо делать в двух экземплярах – один пересылается вместе с корреспонденцией, второй остается у отправителя.
Какие бывают почтовые отправления?
Простое письмо
Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете.
По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги.
Заказное письмо
Этот вид письма требует регистрации, поэтому подобные письма сдаются на почту. Путь этого письма вы сможете отследить по квитанции и узнаете, когда оно попало в руки получателю. По ссылке — отдельная статья «Как отправить заказное письмо«.
Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.
Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.
При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.
Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.
Отслеживание почтовых отправлений описано в отдельной статье. И здесь хотелось бы обратиться к посетителям сайта. Дорогие наши гости и друзья! Сайт «Отличный секретарь» не имеет никакого отношения к Почте России. Мы только пишем о том, как организациям эффективно пользоваться ее услугами, и понятия не имеем, где находятся ваши письма и посылки! Пожалуйста, пользуйтесь для отслеживания официальным сайтом почты!
Отправка заказных писем (с уведомлением)
В чем главное отличие почтовой рассылки заказной корреспонденции от простой?
Каждому РїРёСЃСЊРјСѓ РІ конверте РЅР° этапе подготовки почты Рє отправке присваивается уникальный почтовый идентификатор (РЁРџР�), который заносится РІ единую систему контроля Рё учета «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё».
Р�спользуя этот идентификатор, можно отследить прохождение почтовым отправлением основных операций («РїСЂРёРµРј», «СЃРѕСЂС‚РёСЂРѕРІРєР°»,«РІСЂСѓС‡РµРЅРёРµ» Рё С‚. Рґ.) Рё РёС… географию.
Подробнее РѕР± этом можно узнать РЅР° официальном сайте «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё».
Пожалуй, самое главное отличие Рё преимущество заказной РѕС‚ простой рассылки — подробная отчетность Рѕ проведении почтовой рассылки.
Отправитель заказной корреспонденции получает полный Рё подробный СЃРїРёСЃРѕРє («С„РѕСЂРјР° 103»), РіРґРµ указан получатель Рё его адрес, вес, почтовый тариф РїРёСЃСЊРјР°, РЁРџР�, дата приема Рё С‚. Рґ.
На список ставится штемпель принявшего почтового отделения и подпись ответственного сотрудника почты.
Рто РјРѕРіСѓС‚ быть важные сообщения Рё уведомления клиентам, должникам, судебные документы Рё РїСЂ.
Р’ случае если необходимо получить развернутый отчет Рѕ том, РіРґРµ Рё РєРѕРіРґР° каждое конкретное РїРёСЃСЊРјРѕ проходило точки контроля, компания «Р¤РѕСЂРџРѕСЃС‚», предоставит его вам, запросив РёР· системы регистрации отправлений «РџРѕС‡С‚С‹ Р РѕСЃСЃРёРё» необходимую информацию Рё передав вам РІ СѓРґРѕР±РЅРѕРј формате.
Если отправка заказных писем СЃ присвоенным почтовым идентификатором была потеряно «РџРѕС‡С‚РѕР№ Р РѕСЃСЃРёРё», РІС‹ можете обратиться СЃ запросом или претензией, указав его номер, РЅР° что вам должен быть выдан официальный ответ.
Уведомление скрепляется с конвертом заказного письма так, чтобы при вручении можно было их аккуратно разъединить, и с подписью получателя либо объяснением причины невручения, отправить обратно отправителю.
Р—Р° пересылку такого уведомления «РџРѕС‡С‚Р° Р РѕСЃСЃРёРё» взымает отдельный тариф. Как правило, РѕРЅ близок Рє стоимости пересылки обычной почтовой карточки.
По сути, уведомление такой карточкой и является, а изготавливается из плотной бумаги (около 300г/м2).
Выполняя работы РїРѕ отправка заказных писем СЃ уведомлением, сотрудники «Р¤РѕСЂРџРѕСЃС‚» РЅРµ только изготовят почтовые уведомления необходимого формата, РЅРѕ Рё нанесут РЅР° РЅРёС… информацию РѕР± отправителе Рё получателе, уникальный почтовый идентификатор, скрепят заказные РїРёСЃСЊРјР° Рё уведомления РІ строгом соответствии СЃ правилами.
Правила отправки писем одинаковые для всех регионов России.
Регистрируемые почтовые отправления (Р РџРћ) хранятся РЅР° почтовом отделении адресата 30 календарных дней, разряда «РЎСѓРґРµР±РЅРѕРµ» — 7 календарных дней, заказные РїРёСЃСЊРјР° Пенсионного фонда Р Р¤ — 60 календарных дней.
Как заполнить карточку простого уведомления?
Акцентируем ваше внимание на том, как правильно оформлять уведомление о доставке письма. Если вы точно знаете, что адресат «не хочет» получать ваше письмо, то написать только его фамилию недостаточно. Например, на уведомлении указана фамилия директора фирмы, которому отправляется письмо: «Левицкому».
Кроме того, если вы состоите с организацией в постоянной переписке, рекомендуется на уведомлении производить короткую опись вложения: «исх. №3534 от 29.06.2015». Вероятность того, что из 10 писем, отправленных за последний месяц, адресат получил только 9 мала, но есть.
Реестр писем для почты россии образец 2019
Образец списка ф. 103-а можно получить в отделении почтовой связи. Формы бланков для заполнения: Реестр исходящей корреспонденции это документ, который требуется при рассылке партии писем. Форма документа стандартизирована Почтой России (форма ф.103).
Реестр исходящих писем собирается на основе набора записей из подраздела Исходящая корреспонденция .
103 Реестр на отправку почтовых отправлений ф.
103 Справка: Опись вложения — бланк Почты России, используемый при отправке ценных посылок либо писем.
BK Адвокатское бюро
В связи с особыми техническими требованиями, предъявляемыми к бланку ф.
119, его можно бесплатно получить в любом отделении почтовой связи.
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Общее собрание акционеров 2.2.
- таблица вложенных документов:
- порядковый номер,
- наименование,
- количество штук,
- объявленная ценность (в рублях);
- общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
- отправитель (ФИО или название юрлица);
- подпись отправителя.
Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк.
Как отправить письмо с описью вложения? К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:
- незапечатанным конвертом,
- вложенными в него документами,
- двумя заполненными бланками описи,
- суммой денег в кошельке за пересылку.
Где взять бланки описи формы 107? Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России.
Заполненный бланк Вы можете выслать нам на электронную почту [email protected] Мы проверим, поставим отметку календарного штемпеля, оформим ценное письмо на вашей территории.
Почтовые тарифы
присвоены почтовые индексы отделениям почтовой связи Крымского республиканского предприятия почтовой связи «Крымпочта».
Узнать индекс вашего адресата при наличии адреса его проживания можно в «Справочнике индексации» в отделениях почтовой связи или на сайтах: Почтовый индекс – последовательность букв или цифр которая используется для обозначения почтового адреса, присваиваемая объекту почтовой связи.
Индекс добавляется к почтовому адресу с целью облегчения сортировки корреспонденции.
Далее следуйте инструкциям на экране. Для формирования формы перезапустите приложение, она будет доступна на вкладке «Манифесты» через контекстное меню.
Для выгрузки в основном меню выберите “Отчеты -{amp}gt; Дополнительные возможности” найдите «Выгрузка для Почты России 2019» и через контекстное меню нажмите “Выполнить“.
Для того чтобы загрузить полученный
Чем нам выгодно такое почтовое отправление?
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой. Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу — опись вложения.
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе.
Сопроводительный адрес к посылке.
Бланк почтового перевода наложенного платежа.
- Форма 103.
- Форма 116. Сопроводительный адрес к посылке.
Список для отправки партионных почтовых отправлений.
Адресный ярлык на посылку.
В отделении почтовой связи есть бланки почтовых форм.
