Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)


Входящие документы: тонкости и нюансы обработки

Как регистриуются документы входящие

Документы, которые нельзя регистрировать

Попробую очень поверхностно перечислить документы, которые нельзя регистрировать как входящие/исходящие. Это: договоры поставки, договоры подрядных организаций, оферты договоров, первичные бухгалтерские документы (накладная, счет-фактура), коммерческие предложения, а также все-все-все, что не является деловым письмом.

Безусловно, все выше перечисленные документы важны, никто не умаляет их ценности. Однако, они не являются корреспонденцией, а это значит, не требуют внесения в журнал регистрации и простановки номера. В ваших журналах входящей и исходящей документации им места нет!

Немного особняком стоит судебная корреспонденция. Я лично ни разу не видела, чтобы суд отправил постановление, исполнительный лист или повестку с сопроводительным письмом. По согласованию с юридической службой для таких документов можно сделать исключение и помещать их в журнал входящих документов со специальной пометкой либо учитывать отдельно. Но счета-фактуры или акты выполненных работ, однозначно, не регистрируются как входящие или исходящие.

Регистрация входящих документов: основные правила

Обратите внимание, что деловые бумаги, поступившие с службу ДОУ, должны и быть обработаны и переданы исполнителям в день поступления.

В том случае, если исполнение осуществляется несколькими отделами и разными должностными лицами, необходимо сделать необходимое количество копий входящих деловых бумаг. Оригинал входящий бумаги должен быть передан исполнителю, являющимся ответственным, а копии (заверенные) — другим исполнителям.

Исполнение документов осуществляют специалисты соответствующих структурных подразделений.

Задания, которые необходимо выполнить, содержатся либо в тексте (например, в распорядительной части текста приказа, в постановляющей части текста протокола), либо в тексте деловой бумаги и резолюции руководителя, проставленной на этом документе (например, в письме, служебной записке, заявлении).

Контролируют исполнение руководители организации и структурных подразделений, служба делопроизводства и ответственные исполнители.

Служба делопроизводства контролирует исполнение организационно-распорядительных бумаг. Деловые бумаги других систем контролируются соответствующими подразделениями или работниками.

Служба делопроизводства должна организовать исполнение документа после его издания или рассмотрения руководителем организации. Каким образом?

Передать оригинал исполнителю после его регистрации или рассмотрения, размножить бумагу в нескольких экземплярах (по числу исполнителей), оказать методическую помощь в случае вынужденного перенесения срока исполнения и т. д.

Работа исполнителя требует своевременной и качественной подготовки ответа или выполнения предусмотренных заданием мероприятий.

Как правило, каждый исполнитель достаточно ответственно относится к выполнению поручений руководства. Однако это не исключает необходимости контроля исполнения деловых бумаг в целях исключения срыва сроков исполнения.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под контролем исполнения документов понимается совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение.

Справка

Контроль позволяет решать следующие задачи:

  1. осуществление учета исполнения деловых бумаг;
  2. своевременно обнаружение исполнения;
  3. доведение до руководства информации о ходе исполнения;
  4. своевременное выявление и устранение факторов, вызвавших неисполнение деловых бумаг;
  5. усиление личной ответственности исполнителей за соблюдение сроков исполнения;
  6. укрепление дисциплины сотрудников, ответственных за исполнение.

Процедура контроля исполнения состоит из:

  • осуществление постановки деловой бумаги на контроль;
  • доведение бумаги до исполнителя в указанные сроки;
  • ведение контроля за ходом исполнения бумаги;
  • снятие бумаги с контроля;
  • учет и анализ результатов контроля, доведение информации до руководства.

В небольших организациях, в которых объем контролируемой документации сравнительно невелик, процедура контроля осуществляется в ручном режиме. Для этого традиционно используются регистрационно-контрольные карточки. В случае необходимости, например для контроля процесса службой ДОУ, может быть изготовлен дополнительный экземпляр карточки.

Если в организации используется журнальная регистрация деловых бумаг, то создание контрольной карточки также является необходимой процедурой.

Подробнее о том, как происходит контроль документов; какие бывают объективные причины неисполнения, а также как оформляются сведения об исполнении бумаг, поставленных на контроль, читайте в статье «Контроль исполнения документов».

Справка

Завершение исполнения документов

По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.

Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Предлагаем ознакомиться:  Какими документами можно подтвердить трудовую деятельность

  •  поступающую корреспонденцию (входящие документы);

  •  исходящие документы;

  •  внутренние служебные записки;

  •  приказы по основной деятельности;

  •  кадровые приказы;

  •  распоряжения;

  •  протоколы совета директоров;

  •  протоколы планерок (оперативок) и т.п.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание.

Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.

Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Поставить коллег на место

Не бойтесь требовать от коллег составления сопроводительных писем к отправляемым ими документам. Сопротивление, конечно, неизбежно, но постепенно нужно доносить эту мысль до всех.

Впрочем, если вы будете учить каждого уму-разуму, то вам просто может не хватить рабочего времени на исполнение своих должностных обязанностей. Поэтому это правило  о сопроводительном письме следует зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству (обычно это инструкция) или же в простом приказе по основной деятельности.

Ценный совет

В заключении поделимся профессиональным секретом. Документы имеют обыкновение теряться. Представим ситуацию, что вы получили документы, которые не требуют регистрационного учета, вы их коллегам передали. Проходит время, а документ никто не может найти. Вот для того, чтобы секретаря не сделали «крайним» и не обвинили во всех смертных грехах сразу, советуем передавать все документы под расписку. Как именно регистрировать нерегистрируемое, рассказывается в этой статье.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Предлагаем ознакомиться:  Помимо адвоката нужны люди, которым небезразлична судьба подсудимого Как устроена работа общественных защитников — Meduza

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

  • передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;

  • структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;

  • учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Как регистриуются документы входящие

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

  •  входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;

  •  исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;

  •  внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Предлагаем ознакомиться:  Образец штатного расписания для ип торговля

Как документы поступают в организацию

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

Как регистриуются документы входящие

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

Входящая корреспонденция

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Цель регистрации

Не все граждане в России разбираются в юридических вопросах и понимают значимость соблюдения правил регистрации. Основная цель операции — придать корреспонденции юридическую значимость. В противном случае без вышеуказанной операции учреждение не несёт ответственности за документ и не может его использовать в своих целях.

  • Введение отчётности и контроля изменений.
  • Облегчение и ускорение поиска нужной информации.
  • Отслеживание перемещений: отправки и получения органами или корреспондентом.
  • Поддержание сохранности информации в случае утери или порчи ценных бумаг.

Для порядка в отделе канцелярии существует главное правило технологии — любой документ должен быть зарегистрирован лишь единожды в системе базы данных. При этом все письма, которые поступают, отмечаются в тот же день, когда поступили, все остальные (внутренние и исходящие) регистрируются с момента подписания.

В небольших предприятиях создают отдел канцелярии, который в последующем и будет отвечать за документы. Если такого подразделения нет, его работу передают секретарю управляющего.

Если документ после регистрации отправляется в другое подразделение, повторная регистрация не требуется.

При регистрации по инструкции № 536 от 08.11.2005 г. , установленной МК (Министерство Культуры) и массовых коммуникаций, должен быть

  1. вид;
  2. автор и наименование документа;
  3. индивидуальный номер (индекс);
  4. дата приёма или оформления;
  5. заголовок и содержание;
  6. резолюция;
  7. сроки исполнения — по их истечении ставится отметка, и документ перенаправляется в дело.

Как регистриуются документы входящие

Для быстрого поиска важно правильное присвоение при поступлении регистрационного номера документа — это индекс. Он может состоять из цифр, некоторых символов и заглавных букв. Цифры в основном проставляются в порядке очереди либо от наименования будущего дела. Буквы присваиваются по принципу тематики. Например, если дело касается отдела кадров — «о», «к» или подобное.

Формы систем

Регистрация документов в делопроизводстве подразделяется на разновидности систем. Успешный выбор системы подтверждается удобной сортировкой документации, грамотной организацией процесса и плодотворной работой в дальнейшем. У каждой есть как свои недостатки, так и преимущества.

  1. централизованная;
  2. децентрализованная;
  3. смешанная.

Рекомендуется выбирать первую форму системы. В таком случае все операции будут осуществляться и закрепляться за одним работником и на одном рабочем месте. За счёт этого формируется единый реестр, который составляется по одному алгоритму, что снижает риск возникновения ошибок.

Это самый популярный способ ведения, поэтому его часто используют на некрупных предприятиях. Но для правильного функционирования необходимо соблюдать правила.

  • Один документ регистрируется единожды.
  • Место регистрации неизменно.
  • Процедура должна проходить по одному установленному алгоритму.

Также система учёта может быть разной для каждой из форм.

  1. карточная;
  2. журнальная;
  3. компьютерная.

Процесс регистрации

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

Как регистриуются документы входящие

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector