Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)


10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя

Споры об отпусках. Как график превратить в доказательство

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись.

Первые шаги дальновидного работодателя

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Таково требование закона (ст.123 ТК РФ).

Наличие графика отпусков обязательно для любой организации. Статья 123 ТК РФ придает ему статус локального нормативного акта, который необходимо согласовать с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). Основное требование к такого рода документам — они не должны ухудшать положение работника по сравнению с трудовым законодательством.

Если работодатель такое допустил, то в лучшем случае график отпусков не будет принят судом в качестве аргумента в его пользу, а в худшем — послужит доказательством нарушения им трудовых прав работника и, как следствие, станет основанием для привлечения к ответственности.

удобное время не означает незапланированное;заявления работников — лучшее доказательство использования ими своего права.

И только затем работодатель может реализовать свое право обеспечить непрерывную работу организации.

Вторым шагом должно стать поручение всем руководителям подразделений составить графики отпусков своих подчиненных с учетом их пожеланий, но без угрозы для производственного процесса. Весь этот процесс согласования рекомендуется оформлять письменно, в том числе довести до сведения всех заинтересованных лиц под роспись принятые решения по подразделениям.

Это выявит возможные конфликты на ранней стадии и послужит в случае необходимости доказательством, что мнения всех сторон были максимально учтены. Кроме того, служебные записки руководителей подразделений к согласованным ими графикам отпусков могут в дальнейшем послужить доказательствами производственной необходимости именно такого распределения времени отпусков.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок: например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 данной формы укажите, на основании какого документа переносится отпуск работника. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь, дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Предлагаем ознакомиться:  Реализация по образцам. Налоговый режим

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее при составлении такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска, и приказ о предоставлении этой части будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Споры об отпусках. Как график превратить в доказательство

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика время. В этом случае основаниями будут являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальных нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, если работодатель не соблюдает график и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, то это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Полезные в суде мелочи оформления

График отпусков относится к первичной учетной документации и должен быть составлен по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Наименования должностей работников в нем должны соответствовать данным штатного расписания. В график следует включать и тех работников, чьи отпуска по уходу за ребенком истекают в наступающем году.

Позиция суда.1 Работница обжаловала отказ работодателя предоставить ей отпуск спустя чуть больше двух недель после выхода из отпуска по уходу за ребенком. Основной довод — ее не включили в график отпусков на 2010 г., следовательно, она вольна сама выбирать дату начала отпуска. Но работодатель не отказывал сотруднице в праве на отпуск как таковом.

Он, ссылаясь на производственную необходимость, предложил ей пойти в отпуск в октябре. Суд принял во внимание следующие доказательства: график отпусков, табель учета рабочего времени, планы работы, отчеты за аналогичный период прошлых лет и еще множество документов — и в итоге признал правоту работодателя. Но если бы сотрудница была своевременно включена в график отпусков, спор вряд ли возник.

Обратите внимание на заполнение шестой графы — «Запланированная дата отпуска». Здесь важно, чтобы были прописаны точные даты начала и окончания отпуска, иначе велик риск возникновения спорных ситуаций.

Позиция суда. В октябре 2004 г. работник ушел в отпуск, сославшись на график отпусков. Однако его заявление директор не подписал. Выйдя на работу, он узнал о своем увольнении за прогулы. Работодатель сослался на то, что конкретная дата начала его отпуска не определена. Таким образом, работник оставил рабочее место без согласия руководства и без уважительной причины.

Работодатель, планируя отпуск работника во второй половине месяца, не нарушил тем самым график, да и переносом времени отпуска его действия назвать нельзя. Но суд посчитал действия работника допустимыми, а последний довод ответчика несостоятельным. Отказ предоставить истцу отпуск с запрашиваемой даты и позднее влечет нарушение графика отпусков.

Предлагаем ознакомиться:  Уплата транспортного налога на квадроцикл

Тем более, что согласно ст. 124 ТК РФ изменение времени использования отпуска возможно только по соглашению сторон. А раз в графике был указан «октябрь», а не «октябрь–ноябрь», то его следует считать согласованным. По представлению прокурора должностные лица, которые отказались санкционировать уход работника в отпуск, были наказаны в дисциплинарном порядке.

График при отсутствии иных документов — надежное доказательство самовольного ухода работника в отпуск (самовольное использование дней отгулов), а значит, подтверждение законности увольнения за прогул.

Споры об отпусках. Как график превратить в доказательство

В графике нужно отражать и деление отпуска на части при изъявлении работником такого желания (ст. 125 ТК РФ). Если в организации действует профсоюз, проект документа должен быть с ним согласован. При недостижении согласия у работодателя есть выбор: либо пересмотреть график, либо утвердить существующий вариант, предоставив профсоюзу право обжаловать такое решение в ГИТ или в суде.

Закон не обязывает доводить утвержденный график до сведения работников под роспись, однако на практике это лучше сделать еще до наступления нового календарного года. Конечно, данная инициатива не освобождает работодателя от обязанности уведомить работника о начале отпуска за две недели до запланированной даты и издать соответствующий приказ (форма № Т-6 или № Т-6а). Зато требовать от работника дополнительного заявления о предоставлении отпуска уже не надо.

Сведения из графика отпусков в обязательном порядке заносятся в личную карточку работника (восьмой раздел формы № Т-2), которая также служит надлежащим доказательством правомерного поведения в суде.

Позиция суда.2 Суд признал несостоятельным заявление работника, что ему не предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск. Доказательствами надлежащего поведения работодателя стали: график отпусков, личная карточка работника, табель учета рабочего времени. Суд пришел к выводу, что отпуск использован и оплачен, поэтому в требовании компенсировать неиспользованный отпуск отказано.

Последний штрих

Все изменения в график отпусков вносят только по обоюдному согласию сторон. Поводами к тому могут быть прием на работу и увольнение, производственная необходимость и личные обстоятельства работника. В указанных случаях оптимальным решением будет принять дополнение к графику отпусков, используя форму № Т-7.

Позиция суда.3 Работница написала заявление о предоставлении ей очередного отпуска, которое передала своему непосредственному начальнику. Заручившись его устным согласием, она ушла в отпуск на 28 календарных дней. Однако руководитель организации оказался против подписания соответствующего приказа и в адрес работницы направил уведомление об увольнении ее за прогулы.

Предлагаем ознакомиться:  Кто выше в пятерочке супервайзер или директор магазина

В завершение следует сказать, что доскональное соблюдение всей процедуры согласования, утверждения и ведения графика отпусков прибавляет забот работодателю. Но это именно тот случай, когда бюрократизация процесса идет не во вред, а на благо организации, защищая ее интересы.

Ответственность работодателяОтсутствие графика отпусков или минимальное нарушение срока его утверждения грозит организации штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (для работодателей — индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.) либо приостановлением деятельности на 90 суток. Руководители могут заплатить от 1000 до 5000 руб. При этом совершенно неважно, сколько сотрудников в штате (3 или 3000 человек).

Работники, которые могут требовать досрочный отпуск:*беременные работницы (перед отпуском по беременности и родам или сразу после него);мужья беременных женщин (во время отпуска жены по беременности и родам);несовершеннолетние;усыновители ребенка в возрасте до трех месяцев;совместители (во время отпуска на основной работе);родители (опекуны, попечители) несовершеннолетних абитуриентов, если учебное заведение находится в другой местности.* См.: ст. 122 ТК РФ.

Кунах Татьяна Евгеньевна, адвокат Санкт-Петербургского офиса АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры»

Какие работники вправе не соблюдать график отпусков
Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ). Время их отпуска также должно быть установлено в графике отпусков. При этом работник в любой момент может его изменить. Согласно подп. «д» п. 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 прогулом не является использование работником дней отдыха, если работодатель отказался их предоставить, хотя время их использования не зависит от его усмотрения.

Таким образом, работники с правом на отпуск в удобное для них время не лишены возможности уйти в отпуск вне графика отпусков. Учитывая формулировки ст. 123 ТК РФ, работодатель не может им в этом отказать. Но до сих пор остается открытым вопрос о его обязанности предоставлять отпуск в удобное время женщинам, имеющим двух и более детей до 12 лет. Трудовой кодекс не включает указанную категорию граждан в число тех, за кем такая гарантия закреплена (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС и Совмина СССР от 22.01.1981 № 235, в настоящий момент не отменено). Этот вывод следует из ч. 2 ст. 423 ТК РФ. То есть суд может признать требование работницы, имеющей двух и более детей до 12 лет, предоставить ей отпуск в удобное для нее время законным. А работодатель не вправе будет уволить ее за прогул, поскольку она всегда может сослаться на это постановление.

1 Решение Октябрьского районного суда г. Санкт-Петербурга от 25.08.2010 по делу № 2-3025/2010.2 Решение Металлургического районного суда г. Челябинска от 26.02.2010 по делу № 33-3934/2010 (оставлено в силе кассационным определением Челябинского областного суда от 06.05.2010).3 Определение Рязанского областного суда от 25.04.2007 по делу № 33-580.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector