В каких случаях работникам полагается компенсация бензина в 2019 году

Компенсация за ГСМ сотруднику за использование личного транспорта 2019

Соглашение об эксплуатации автомобиля сотрудника в служебных целях

Когда работодатель и сотрудник заключают договор о привлечении личного транспорта служащего к использованию в интересах компании, в нем непременно нужно указать следующие данные:

  • автомобиль какой марки и какого года выпуска будет использоваться (от этого зависят нормы потребления топлива);
  • регистрационный номер авто;
  • объем двигателя машины;
  • сумма возмещения затрат на бензин сотруднику (если сумма фиксированная);
  • список других затрат, которые будут компенсироваться за счет предприятия;
  • порядок выплаты компенсации (как и к какому числу месяца сотрудник будет получать деньги);
  • какие документальные подтверждения расходов должен представлять работник.

К соглашению должны быть приложены следующие бумаги:

  • ксерокопия тех. паспорта машины;
  • ксерокопия свидетельства о регистрации транспорта;
  • ксерокопия полиса ОСАГО (в случае, если работник использует авто по доверенности).

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).

Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992.  Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.

Транспортное средство Рабочий объем двигателя Сумма в рос. руб.
Мотоцикл 600
Легковой автомобиль До 2000 куб. м. 1200
Легковой автомобиль Более 2000 куб. м. 1500
Грузовой автомобиль Лимит не установлен

При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

  • право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
  • произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
  • километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Таким образом, компенсацию выплачивают работнику при соблюдении нескольких условий. Первое: если работник может подтвердить документально, что он владелец авто и оно действительно эксплуатируется в служебных целях с ведома нанимателя.

Второе: траты на ГСМ (ремонт, мойку), которые имели место, удостоверяются платежными документами (чеками, квитанциями и др.).

Третье: размер компенсации, вариант ее расчета предварительно согласовывался сторонами и оформлен документально.

Следует иметь в виду, что работнику компенсация может назначаться в фиксированной сумме. Тогда установленный размер выплаты начисляется работнику не зависимо от того, сколько дней он эксплуатировал на работе свое авто.

Пример того, как рассчитывается компенсация бензина

Чтобы работодатель мог оправдать свои расходы на выплату компенсаций за ГСМ и амортизацию сотрудникам, эксплуатирующим собственную машину в служебных целях, ему нужно оформить некоторые документы. В связи с этим, автомобиль сотрудника не может быть использован, пока не будет заключен договор:

  • соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
  • соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).
Предлагаем ознакомиться:  Исполняющий обязанности директора может утверждать документы

Компенсация за ГСМ сотруднику за использование личного транспорта 2019

Выплаты сотруднику приобретут статус компенсации за бензин, когда будут оформлены следующие бумаги:

  • трудовой договор с сотрудником, включающий пункт об использовании его автомобиля в служебных целях (или приложение к договору);
  • ксерокопия свидетельства о регистрации ТС;
  • служебные записки, журнал поездок, путевые листы (если сумма возмещения не фиксированная);
  • чеки, квитанции, накладные и прочие финансовые документы, подтверждающие расходы на бензин.

Чтобы вычислить, какие расходы понес сотрудник на заправку автомобиля, необходимо следовать приведенной ниже схеме:

  1. Изучить технический паспорт автомобиля, где будет указано, какой у него расход топлива на 100 километров.
  2. Изучить показания спидометра или GPS-навигатора с целью выяснения фактического расхода бензина.
  3. Ознакомиться с установленными нормами потребления топлива на данной марки авто, приведенными в нормативах Министерства транспорта.
  4. Проверить чеки из авто-заправочной станции с указанием стоимости бензина за 1 литр.
  5. Вычислить расход бензина на 1 километр, исходя из фактических затрат топлива или нормативов.

Для марки автомобиля, используемого сотрудником компании, характерен расход топлива 9 литров на каждый 100 километров. Фактический пробег к отчетному дню составил 123 километра. Исходя из чеков от АЗС, сотрудник платит за бензин 35 рублей за литр. Рассчитаем компенсацию бензина:

  • 9 литров : 100 км. = 0,09 литров – расход топлива на 1 км.
  • 123 км. х 0,09 л. = 11,07 л. – израсходованный бензин.
  • 11,07 л. х 35 руб. = 387 рублей 45 копеек – компенсация бензина.

Ежемесячно, сотрудники, которые используют личные транспортные средства для рабочих целей, но при этом не сдают авто в аренду, должны подавать соответствующее заявление работодателю о возмещении компенсации за бензин. Здесь отражается следующая информация:

  1. Все необходимые сведения о сотруднике, кто использует свое авто в целях работодателя.
  2. Необходимая информация о работодателе, на чье имя ежемесячно представляется заполненный бланк.
  3. Детальная информация о транспортном средстве, которое регулярно используется в рабочих целях.
  4. Совершенное количество поездок по нуждам работодателя в течение прошлого месяца.
  5. Пробег, который был на автомобиле до начала месяца, и тот который стал в конце календарного месяца.
  6. Количество поездок, или примерный пробег, который был совершен при использовании авто в нерабочее время.
  7. Стоимость ГСМ, а также информация о технических характеристиках авто и потреблении бензина на 100 километров.
  8. Определенная сумма, которую работодатель обязан возместить за использование личного автомобиля в рабочих целях.
  9. Дата оформления документа, а также подпись и расшифровка сотрудника, кем используется личное авто для работы.

Вся эта информация должна быть отражена в подробной форме, так как она будет учитываться при сдаче налоговой отчетности.

Пример 1. Компенсация в фиксированном размере за эксплуатацию личного ТС на работе

Сотруднику ООО «Василек», менеджеру М. Т. Теплякову назначена фиксированная компенсация за эксплуатацию его авто на работе. Объем двигателя легковой машины М. Т. Теплякова превышает 2000 куб.м. Размер компенсирующей выплаты за месяц составляет 2500 руб.

Компенсация за ГСМ сотруднику за использование личного транспорта 2019

В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.

Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992. Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.

Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:

  1. Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем—владельцем авто либо без).
  2. Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.

Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.

Способ оформления Что включает Отдельные дополнения по оформлению
 

Трудовой договор либо допсоглашение к нему

 

Как принято, записываются:

марка авто;

реквизиты правоустанавливающих документов на ТС;

виды трат, которые подлежат возмещению;

величина и условия выплаты компенсации

Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива

(Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций).

Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС

 

Стандартный арендный договор с экипажем либо без него

Обязательно оформляется письменно и содержит сведения:

о ТС (марка, характеристики и др.);

сроки его аренды;

размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.)

 

При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена

Предлагаем ознакомиться:  Возмещение ущерба при дтп без страховки

В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.

Компенсация за ГСМ сотруднику за использование личного транспорта 2019

Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.

Основные составляющие части приказа Какие обязательные сведения включают Пояснения по изданию приказа
Шапка

(верхняя часть документа)

Полное наименование, надлежащие реквизиты организации Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления
 

Заголовок

 

Стандартный вариант:

«Приказ».

Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях
 

Основная часть

(суть распоряжения)

Включает:

назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации;

 ее размер, порядок и способ выплаты;

документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат

 

Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств

 

Заключительная часть

В конце приказа свою визу проставляет руководитель С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись

Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Директор ООО «Василек», Р. Н. Бурлевская дает следующие распоряжения в отношении менеджера отдела снабжения М. И. Теплякова, которые фиксируются в приказе:

  1. Выплачивать данному работнику ежемесячную компенсацию (1200 руб.) за использование его авто (марки «Лада Приора» с объемом двигателя 1596).
  2. Попутно возмещать М. И. Теплякову траты, связанные с содержанием его авто.
  3. Самому работнику отчитываться ежемесячно, представляя путевые листы, соответствующие документы, подтверждающие траты.
  4. Компенсационную выплату включать в зарплату М. И. Теплякова на основании приказа, где будет указана окончательная сумма выплаты.

Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.

Предлагаем ознакомиться:  Договор пожертвования между некоммерческими организациями образец

Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация ГСМ сотрудникам предприятия

Ошибка: Работодатель удерживает с компенсации затрат на бензин и амортизацию НДФЛ и страховые взносы.

Вопрос №1: Я вынужден был использовать личный автомобиль, чтобы успеть выполнить важное поручение руководства, могу ли я потребовать, чтобы мне была выплачена компенсация бензина?

Ответ: Да, необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя, приложив к нему документы, подтверждающие расходы на бензин.

Компенсация за ГСМ сотруднику за использование личного транспорта 2019

Вопрос №2: Работодатель предлагает установить фиксированную сумму компенсации за использование моего автомобиля в служебных целях. Выгодно ли это?

Ответ: Все зависит от того, как часто и далеко придется ездить по работе. Работодатель не может предложить большие суммы компенсаций, поскольку налоговая инспекция устанавливает свои предельные суммы компенсаций за бензин. И если наниматель платит больше, он не может учесть свои расходы при исчислении налога на прибыль.

Показатель для сравнения Компенсация Аренда
Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ
Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239) По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах
Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять
Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет

А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.

Конспект подготовила Екатерина Сумина

Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника

Вопрос №1: Учитывает ли наниматель при оформлении компенсации за использование авто сотрудника на работе время пребывания его на больничном либо в очередном оплачиваемом отпуске?

Нет, за названые периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте компенсация не начисляется. Также не учитываются дни, когда ТС не использовалось по причине выявленных неисправностей и прохождения ремонта.

Вопрос №2: Предусмотрена ли компенсация по ГСМ работнику за разовое использование личного авто в служебных целях (т. е. за одну командировочную поездку)?

Да, за одну служебную поездку также выплачивается компенсация. Ее величина рассчитывается с учетом оплаченных чеков АЗС.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector